Mitarbeiterbeteiligung ist eine zentrale Stellschraube für die erfolgreiche Einführung digitaler Techniken, Arbeitszufriedenheit und Mitarbeitendenbindung. Hierzu ist die Einbindung aller Mitarbeitenden und der direkte Austausch mit ihnen von Bedeutung. Dies ist jedoch oftmals eine Herausforderung, zum Beispiel, wenn das Unternehmen auf eine Vielzahl an Einrichtungen verteilt ist oder Theorieeinsätze der Auszubildenden oder praktische Fremdeinsätze die Erreichbarkeit der Beschäftigten erschweren. Digitale Techniken bieten hier eine Möglichkeit, dennoch in Kontakt mit den Mitarbeitenden zu bleiben. 

Die St. Gereon Seniorendienste gGmbH haben sich im Zuge der Digitalisierung vorgenommen, die Kommunikation im Unternehmen innovativer und effektiver zu gestalten. Es wurde gemeinsam mit einem Start-Up-Unternehmen eine App eingeführt, um den Kommunikations- und Informationsfluss zu verbessern, Transparenz zu steigern und die Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden zu verbessern.

Zur App: Die App ist ähnlich wie der Messengerdienst „WhatsApp“ aufgebaut, erfüllt aber die Vorgaben zum Datenschutz. Es ist möglich, Gruppenchats einzurichten und Formulare bereitzustellen, so dass über die App Urlaubsanträge eingereicht oder neue Dokumente zum Qualitätsmanagement für alle Mitarbeitenden bereitgestellt werden können. Die Gruppeneinrichtung erfolgt über Adminstrator:innen, so dass die Erstellung von Gruppen passgenau auf die Unternehmensbedarfe ausgerichtet ist. Die St. Gereon Seniorendienste haben zum Beispiel Gruppen für Leitungsteams, Projektteams und für Pflegedienstleitungen und Teamleitungen mit ihren jeweiligen Mitarbeitenden. Auf diese Weise können Informationen einfach mit allen relevanten Personen zielgenau geteilt werden. Zugleich wird es einfacher, in einem Krankheitsfall eine Vertretung zu organisieren. Darüber hinaus gibt es einen Newsfeed, der genutzt werden kann, um über Aktuelles zu berichten oder das Unternehmen vorzustellen. Hierüber wurden in den Seniorendiensten beispielsweise Vorstellungsrunden veröffentlicht, in denen Leitungskräfte mit Foto und ihrem Verantwortlichkeitsbereich vorgestellt wurden. Push-Up-Nachrichten und eine Zahl am App-Symbol informieren über den Eingang neuer Nachrichten auf dem Smartphone.

Die Implementierung erfolgte unternehmensweit, d.h. alle Mitarbeitenden haben Zugang zur App, unabhängig davon, ob sie im Bereich der Pflege, Hauswirtschaft oder Haustechnik tätig sind. Dies war der Geschäftsführung sehr wichtig, um alle Mitarbeitergruppen mitzunehmen. Über Projektverantwortliche, zu denen auch eine Mitarbeitervertretung zählt, wurde die Kommunikation mit dem Hersteller sichergestellt und die Einführung im Unternehmen begleitet. Dies geschah zunächst testweise auf Leitungsebene, um Feedback und Verbesserungsvorschläge einzuholen und in die weitere Appentwicklung aufzunehmen. In einem nächsten Schritt mussten alle Mitarbeitenden aktiviert werden, um die App auf ihrem privaten Smartphone zu installieren und sich hier mit den persönlichen Anmeldedaten anzumelden. Für Rückfragen und Vorbehalte stand die Mitarbeitervertretung allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Um Anreize zur Installation zu schaffen, wurde im Rahmen des Sommerfests eine große Verlosung veranstaltet unter allen Mitarbeitenden, die die App installiert haben. Zugleich wurde jedoch auch eine Ausweichmöglichkeit bereitgestellt für diejenigen, die App nicht auf ihrem privaten Handy haben möchten. In allen Einrichtungen stehen Tablets zur Verfügung, auf denen sich Mitarbeitende in die App einloggen und informieren können.  

Take-Home-Botschaft:Digitale Technik kann die Kommunikation sowohl zwischen Mitarbeitenden als auch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden erhöhen und zu mehr Transparenz beitragen.