Auf einem Blick

Der Austausch von Führungskräften und Pflegekräften ist ein zentraler Baustein, um organisatorische Veränderungen voranzutreiben und Pflegekräfte bei Veränderungsprozessen von Anfang an mitzunehmen. So können erforderliche Fort- und Weiterbildungsbedarfe besser erkannt und möglichen Bedenken rechtzeitig entgegengewirkt werden. Wer die Wünsche und Bedürfnisse seiner Beschäftigten kennt, kann die Führungsarbeit besser darauf ausrichten und aktiv zur Zufriedenheit der Mitarbeiter: innen beitragen.

Mitarbeitergespräche bieten hierzu ein hervorragendes Instrument. Das Mitarbeitergespräch ist ein in bewusster Abgrenzung zur Alltagkommunikation gehaltenes, vertrauliches, partnerschaftlich geführtes Einzel-Gespräch zwischen der Führungskraft und den ihr unmittelbar unterstellten Mitarbeiter: innen. In diesem Gespräch geht es um die Reflexion des vergangenen Zeitraums, die aktuelle Arbeitssituation sowie um die Vereinbarung zukünftiger Aufgaben und Ziele. 

Mitarbeitergespräche können sowohl regelmäßig (zum Beispiel als Jahresgespräche) aber auch anlassbezogen, zum Beispiel bei Umstrukturierungsmaßnahmen, durchgeführt werden.

So profitieren Sie

Im Rahmen von in Mitarbeitergesprächen gemeinsam vereinbarte Zielvereinbarungen wirken Mitarbeiter: innen aktiv an der Aufgabenplanung mit. Dies führt bei Pflegekräften zu einem größeren Verständnis für die Belange Ihres Unternehmens und kann das Commitment bzw. die Bindung steigern. Organisatorische Veränderungsprozesse können so besser umgesetzt werden.

Regelmäßige Mitarbeitergespräche vermitteln Führungskräften einen Einblick in die Stimmung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und ermöglichen es, bei Bedarf Maßnahmen einzuleiten, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Probleme und Bedarfe der Pflegekräfte werden so besser erkannt.

Mitarbeitergespräche haben eine positive Auswirkung auf die Zusammenarbeit zwischen Pflegekräften und Führungskraft. Sie verbessern den Informations- und Wissensaustausch, minimieren Reibungsverluste und optimieren die internen Arbeitsabläufe.

In den Mitarbeitergesprächen können Führungskräfte gemeinsam mit der Pflegekraft Entwicklungspotenziale besprechen und (Weiterbildungs-)Maßnahmen vereinbaren. Damit bietet sich Ihnen die Möglichkeit, durch passgenaue Weiterbildung hochqualifizierte Fachkräfte aus Ihrem eigenen Mitarbeiterstamm zu gewinnen.

So gehen Sie vor

Geschäftsführung einbinden

Die Einführung von Mitarbeitergesprächen ist Chef/innen-Sache. Um Mitarbeitergespräche zu etablieren ist entscheidend, dass sowohl die Pflegedienstleitung als auch die Geschäftsführung diesen Prozess mitträgt und signalisiert, die Ergebnisse der Mitarbeitergespräche anzunehmen und in die Führungsarbeit mit aufzunehmen.

Nutzen vermitteln

Die Einführung von Mitarbeitergesprächen kann auch bei den Pflegekräften Ängste schüren. Diese sind ernst zu nehmen. Hier hilft es die Pflegekräfte ausführlich über den Nutzen und Ziele des Mitarbeitergesprächs aufklären. Dies erfolgt am besten durch Informationsveranstaltungen und Aushängen im Vorfeld der Gespräche. Diese Veranstaltung sollte dazu genutzt werden, die Ziele von Mitarbeitergesprächen zu erläutern und eventuelle Fragen, Vorbehalte und Zweifel auszuräumen. Auch die frühzeitige Einbeziehung des Betriebsrates oder der Mitarbeitervertretung (falls vorhanden) kann helfen, Ängste und Misstrauen der Belegschaft abzubauen.

Organisatorische Vorbereitung

Damit Mitarbeitergespräche erfolgreich sind, müssen sie gut vorbereitet sein. Sowohl Ihnen als Führungskraft als auch Ihren Beschäftigten sollte anhand eines Gesprächsleitfadens die Möglichkeit gegeben werden, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Im Idealfall wird dieser Leitfaden gemeinsam mit Mitarbeiter: innen aus verschiedenen Unternehmensbereichen entwickelt.

Mögliche Themen für einen Gesprächsleitfaden

Gesprächsvorbereitung

Nachdem der Rahmen geklärt ist, geht es nun um die konkrete Vorbereitung der einzelnen Mitarbeitergespräche. Die Führungskraft ist hierbei für die organisatorische Vorbereitung verantwortlich.

Der Erfolg des Mitarbeitergesprächs ist von einer vertrauensvollen und ungestörten Atmosphäre abhängig. Der Termin wird in der Regel von der Führungskraft vorgeschlagen und muss von dem Mitarbeiter bestätigt werden. Wichtig ist, dass ein Termin gewählt wird, der beiden Parteien gut passt. Der Mitarbeiter muss die Option haben, einen Terminvorschlag auch ablehnen zu können.

Für das Gespräch sollten Sie ca. 60 Minuten ansetzen. Es sollte ein Raum gewählt werden, in dem beide Gesprächspartner: innen ungestört sind.

Checkliste: Vorbereitung

• Mitarbeiter: innen rechtzeitig informiert:

Alle Mitarbeiter: innen würden frühzeitig und ausführlich über den Nutzen und den Ablauf der Mitarbeitergespräche informiert.

• Motivation kommuniziert:

Motivation und persönlicher Nutzen der Gespräche wurde erneut bei Versand des Termins kommuniziert. Bei Bedenken wurde die Möglichkeit zur Rücksprache angeboten.

• Gesprächstermin vereinbart:

Ein Gesprächstermin wurde frühzeitig auf Initiative der Führungskraft (ca. 2 bis 3 Wochen vorab) vereinbart.  

• Ein ruhiger Raum wurde gebucht: (Das Stationszimmer ist aufgrund von zu erwarteten Störungen daher ungeeignet).

Ein ruhiger Raum, in dem das Gespräch ungestört stattfinden kann, wurde vorab von der Führungskraft gebucht.

• Vorbereitung hat stattgefunden:

Führungskräfte und Pflegekräfte kennen den vorab entwickelten Gesprächsleitfaden und hatten Zeit, sich damit zu beschäftigten.

Gesprächsdurchführung

Die Durchführung des Mitarbeitergesprächs liegt in den Händen der Führungskraft. Entscheidend für den langfristigen Erfolg von Mitarbeitergesprächen ist die Formulierung von konkreten Zielen am Ende des Gesprächs.

Es hat sich bewährt, in einem Mitarbeitergespräch maximal fünf Ziele auf einmal zu vereinbaren. Bei dem Vereinbaren von Zielen ist es wichtig, dass die Erwartungen klar kommuniziert werden und keine Ziele formuliert werden, die nicht zu erfüllen sind.

Checkliste Durchführung

• Günstige Rahmenbedingungen geschaffen:

Die Führungskraft sorgt dafür, dass das Gespräch störungsfrei ablaufen kann. Hektik, Zeitdruck, klingelnde Handys oder unerwartete Besucher: innen behindern das Gespräch stark.

• Gespräch auf Augenhöhe:

Die Führungskraft trägt dazu Sorge, dass eine angenehme und wertschätzende Atmosphäre während des Gesprächs herrscht.  

• Mitarbeiter: innen einbeziehen:

Den Mitarbeiter: innen wird die Möglichkeit gegeben, sich in das Gespräch einzubringen und Wünsche und Bedürfnisse zu äußern. 

• Ziele definiert und Unterstützungsmaßnehmen festgelegt:

Die Führungskraft entwickelt in Zusammenarbeit mit den Pflegekräften Entwicklungsziele und legt hierzu die notwenigen Unterstützungsangebote fest.

• Ergebnisse festgehalten:

Die Ergebnisse des Gespräches werden schriftlich von der Führungskraft festgehalten und im Anschluss von dem/der Mitarbeiter: in bestätigt. Die vereinbarten Weiterbildungsziele sind an die Personalverantwortlichen weitergeleitet.

Um eine höhere Verbindlichkeit zu schaffen und auch im Nachgang noch auf das Besprochene zurückgreifen zu können, ist eine schriftliche Dokumentation des Gesprächs im Sinne eines Gesprächsprotokolls sinnvoll. So lässt sich auch in folgenden Mitarbeitergesprächen gut an die Ergebnisse anknüpfen.

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